Administracja publiczna w chmurze powoli staje się faktem. Czy niedługo dotrze do Polski?

Największym przedsiębiorcą w Polsce jest administracja publiczna. Jej klientami jest 38 milionów Polaków w kraju. Przekłada się to na generowanie ogromnych ilości danych, które trzeba gdzieś przechować i przetwarzać, co wytwarza gigantyczne koszty. Estonia postanowiła poradzić sobie z tym problemem, przenosząc dane do chmury.

Powstaje coraz więcej przepisów, które dotyczą rent, zasiłków, podatków, edukacji, infrastruktury drogowej, systemu zdrowia; Zmieniają się zadania państwa w stosunku do obywatela. Aby móc sprawnie działać, administracja publiczna musi korzystać z narzędzi informatycznych.

Ich wdrażanie oraz administracja nimi, ze względów prawnych, są czasochłonne i drogie. O dużych potrzebach państwa  może świadczyć przykład Ministerstwo Finansów, które w pewnym momencie zatrudniało ponad 1,3 tys. informatyków.

Z każdym krokiem koszty rosną

Uchwalenie niektórych zmian w prawie wręcz wymaga wprowadzenia nowych systemów informatycznych. Każde takie wdrożenie to długi przetarg, organizowanie na nowo pracy zespołu lub zatrudnianie nowych specjalistów. Trzeba także stworzyć nowe procedury, które mają zapewnić bezpieczeństwo  i wydajność.

Ostateczny wynik przetargu nie mówi o łącznych kosztach związanych z wdrażaniem systemu, ponieważ nie uwzględnia wszystkich wyżej wymienionych czynników. Gdy wszystko już działa, to urzędowi informatycy muszą skoncentrować się na bieżącej obsłudze systemu.

Administracja publiczna w chmurze ma sens

System prawny nie zabrania korzystania z chmury obliczeniowej. Wydatki administracji powinny być wykonywane w sposób celowy i oszczędny, czyli przynosić jak najlepszy efekt, maksymalnie wykorzystując dostępne zasoby. Warunkiem jest precyzyjne oszacowanie potrzeb, co w przypadku administracji nie powinno być przesadnie skomplikowane. Jeśli co roku deklarację podatkową składa ok. 25 milionów osób, to trudno żeby ta liczba nagle się podwoiła. Dużo trudniej jest określić potrzeby partnera biznesowego.

Krytycy rozwiązań chmury w administracji podkreślają, że nie wszystkie dane mogą wyjść poza urząd. Dobrym sposobem może być ich fragmentaryzacja. U zewnętrznego dostawcy można przechowywać informacje o dochodach, natomiast dane umożlwiające identyfikację podatnika pozostałyby w urzędzie.

Zastosowanie chmury ułatwi także komunikację i udostępnianie przydatnych informacji mieszkańcom z mieszkańcami,  za pomocą API i XML. Są to dane jawne takie jak rozkłady jazdy, informacje o pogodzie czy informacje kartograficzne, na podstawie których tworzy się mapy. Takie dane są szczególnie przydatne dla startupów. Przykładem jest słynne jakdojade.pl, ułatwiające podróż komunikacją miejską.

Pozostaje jeszcze kwestia bezpieczeństwa. Utrata danych najczęściej związana jest z błędami ludzkimi i trudno powiedzieć kto z większym prawdopodobieństwem popełni błąd – informatyk z urzędu czy z przedsiębiorstwa prywatnego. Zawsze istnieje niebezpieczeństwo cyberataku. Jednak firmie prywatnej jest o wiele łatwiej wdrożyć nowe zabezpieczenia, ponieważ musi być konkurencyjna na rynku, natomiast w urzędzie trzeba rozpisać przetarg…

Inni już stawiają na chmurę obliczeniową

Najlepszym przykładem państwa zastosowania chmury jest Estonia. Władze tego państwa wymieniają dwa główne powody zmian: zwiększenie poziomu e-usług oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa dokumentom. Dość szybko zorientowano się, że lokalne urzędowe „serwerownie”, czyli małe pomieszczenia z kilkoma serwerami, nie należą do najbezpieczniejszych.

Rząd zdecydował się wprowadzić model chmury hybrydowej. Będzie ona składać się z prywatnej chmury rządowej oraz z chmur publicznych innych dostawców. Oprócz tego, funkcjonować mają tzw. Ambasady Danych, które będą gwarantować ciągłość cyfrową Estonii na wypadek konfliktu zbrojnego. Dzięki Ambasadom Danych, możliwy będzie dostęp np. do rejestru przedsiębiorców czy ksiąg wieczystych zza granicy.

Zalety dostrzegł także rząd USA. Armia, marynarka, lotnictwo, departament edukacji – wszystkie te instytucje zaczęły korzystać z chmury zanim stało się to modne. Dzięki temu upowszechnili usługę oraz stworzyli kierunki jej rozwoju. W 2014 roku wydano 118.3 miliony dolarów na chmurę publiczną oraz 1.7 miliardów dolarów na prywatną.

Na mniejszą skalę podobne rozwiązania stosuje się w Danii, Holandii; Do zagadnień chmury obliczeniowej z coraz większą uwagą podchodzi Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji.

Wprowadzenie zmian nie będzie łatwe

Niestety, w polskiej administracji publicznej występuje wiele trudności, które komplikują efektywną informatyzację. Wciąż dominuje papierowa dokumentacja, trudno jest pozyskać specjalistów IT, a ewolucja systemów informatycznych jest bardzo skokowa. Ponadto w peryferyjnych gminach dostęp do informacji jest bardzo utrudniony.

Prowadzi to do małej liczby e-usług, a korzystanie z nich nie zawsze jest proste i przyjemne. Często ma się wrażenie, że urzędnicy bardziej skupili się na samym systemie niż na jego użytkownikach. Polecenia są zawiłe, a informacje napisane trudnym do zrozumienia językiem.

Przenoszenie administracji do chmury obliczeniowej mogą znacząco zwiększyć jej wydajność, obniżyć koszty oraz przyczynić się do lepszej obsługi klienta, bo to właśnie on powinien być oczkiem w głowie administracji.